DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
MISIÓN
Administrar
los recursos financieros de la empresa garantizando el adecuado manejo de
manera clara y eficiente, logrando a su vez un excelente funcionamiento donde
todo el equipo de trabajo se vea beneficiado.
VISIÓN
Ser
el departamento líder en la implementación de nuevos recursos y procesos tecnológicos
que faciliten a todo el equipo de trabajo en la gestión administrativa de la
empresa, cumpliendo con las metas establecidas en los plazos acordados.
Es el área de la empresa que se encarga de instrumentar y operar las
políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para
salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficacia
del control de gestión atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes
de pago de los diferentes compromisos contraídos por la entidad.
Funciones del
auxiliar del departamento de tesorería:
Una de las funciones principales es asistir administrador financiero o
jefe del departamento al maximizar el valor de la empresa, que constituye
su objetivo principal a largo plazo y para lograrlo, debe cumplir con una
serie de funciones, a corto plazo, como son:
·Emitirlos informes requeridos para el cierre de tesorería.
·Llevar un control adecuado de las entradas y salidas del efectivo,
por medio de soportes que autoricen la salida e ingreso de éste.
·Conocer y preparar los documentos o requisitos necesarios en
la operación financiera, como prestamos, aperturas de cuenta, giro
de cheques, consignaciones, entre otras.
·Mantener buena relación con los bancos o entidades financieras.
·Realizar arqueos físicos chequeras, cheques, comprobantes de egreso
y pagares.
·Programación de pagos y generar estados de vencimiento para pagos a
proveedores.
·Hacer actualizaciones, envío de documentos y formularios.
·Decepcionar facturas y cuentas a pagar.
·Redactar y presentar informes de la distribución del efectivo
al departamento de contabilidad.
·Realizar conciliaciones bancarias de acuerdo al extracto mensual.
· Llevar un control de devolución de cheques.
·Realizar pagos oportunos a los proveedores.
.Diligenciar adecuadamente soportes del movimiento del efectivo.
·Recibir efectivo y programar su respectiva consignación.
·Controlar y tramitar el reembolso de caja menor.
DOCUMENTOS SOPORTE
Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones
comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para
evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.
Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente
información:
Encabezado: nombre o razón social de quien lo emite, nombre,
Descripción: cantidad, detalle, valor unitario, valor total y
especificación del IVA.
Pie de página: firmas de los responsables;quien lo elabora, revisa,
aprueba y contabiliza.
Cheque
Un cheque es un documento
contable de valor en
el que la persona que
es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad
de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.
Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la
persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está
estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta
bancaria de quien lo expide.
Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago
al banco.
Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena
pagar el cheque con los fondos que el librador tiene.
Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es
la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor).Como queda dicho
el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré;
entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del
documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de
cheque.
Clases De Cheques
Al portador:
son los cheques que llevan escrita la indicación al portador y se caracterizan
por que deben pagarse solo a la persona que lo presente al cobro.
Nominativo: son
aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a
la orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los
presente al cobro. Esta modalidad de cheque es transferible por endoso. El
endoso es una cláusula que sirve para transmitir el cheque y se ha de
complementar en el reverso del mismo mediante la fórmula “páguese por este
cheque a…”debiendo constar la firma del endonaste y la fecha en que se realiza.
Nominativo no a la
orden: en esta clase de cheques el destinatario es una persona determinada y
con la cláusula de no a la orden. Se caracteriza porque a continuación de la
expresión páguese por este cheque debe figurar el nombre de una persona física
o jurídica que.
Cheques Especiales
Cheque cruzado: Es
aqueo que el librador atraviesa por dos líneas paralelas y diagonales en el
anverso. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir la pérdida o robo y
evitar que pueda ser cobrado por personas distintas a la que se extendió.
Cheques Circulares
Los llamados cheques
"circulares" son cheques a la orden, emitidos por un banco o
establecimiento autorizados a cargo de sus propias dependencias,
sucursales, agencias o bancos corresponsales sobre una provisión ya disponible
en el momento de emitirse el cheque.
Partes del Cheque
Letra De Cambio
La letra de cambio
es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor
- librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona(deudor -
librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se
encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos
691 a 708.
Los elementos que debe contenerla letra de cambio son:
Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden
de pago a otra persona (deudor).
Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de
cobro.
Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el
derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
.
A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentación.
A un plazo contado desde la fecha del libramiento.
A un plazo contado desde la vista.
Endoso de una letra de cambio
La letra de cambio y, por tanto, el
derecho de cobro, se puede transmitir a otra persona mediante la fórmula del
endoso tantas veces como se quiera.
La declaración del endonaste se debe
realizar en el reverso de la letra de cambio, en el espacio destinado al
endoso.
Aval de la letra de cambio
El aval es el compromiso que adquiere
una tercera persona de realizar el pago, en caso de no hacerlo el librado.
Pudiendo comprender la totalidad de la deuda o parte de ella.
El aval se debe hacer constar en el
reverso de la letra de cambio.
PARTES DE LA LETRA
DE CAMBIO
RECIBO DE CAJA
Un recibo de caja es
un documento que se utiliza como soporte en contabilidad el cual sirve como
comprobante de todos los ingresos de la empresa, especialmente por la
cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser en cheque, efectivo
o cualquier otro.
Es un documento de contabilidad, que
debemos diligenciar cuando hay un ingreso en efectivo o en cheque a
nuestra empresa. Es muy común anexarle el soporte del pago o consignación.
Por lo general se generan tres copias y
una original, una de ellas se anexa al comprobante de contabilidad, la otra se
archiva en el consecutivo, la otra para cuentas por cobrar y la original se le
entrega al cliente, quien realizo un pago o abono por algún concepto.
Su contabilización se hace, un débito a
la cuenta de bancos o de caja y un crédito a alguna cuenta o cuentas de
contrapartida.
COMPROBANTE DE EGRESO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en
el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
COMPROBANTE DE INGRESO
Es un documento de contabilidad, que debemos diligenciar cuando hay un ingreso en efectivo o en cheque a nuestra empresa. Es muy común anexarle el soporte del pago o consignación.
Por lo general se generan tres copias y una
original, una de ellas se anexa al comprobante de contabilidad, la otra se
archiva en el consecutivo y la original se le entrega al cliente, quien realizo
un pago o abono por algún concepto.
Su contabilización se hace, un débito a la cuenta
de bancos o de caja y un crédito a alguna cuenta o cuentas de contrapartida.
RECIBO
DE CONSIGNACIÓN
Este es un
comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirva para
contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de
consignaciones, uno para consignar efectivo y cheque de bancos locales y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas.
CAJA MENOR
La caja meno, es un
fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de
pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es
la constitución de un fondo de caja menor que se encargue de este tipo de
pagos, de esta forma aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.
Apertura
Al constituir el fondo fijo de caja
menor se hace por medio de un acta donde se establecen la políticas para
el adecuado manejo, por ejemplo los montos a desembolsar, el tipo de
gastos, cada cuánto se realizará el reembolso, las personas responsables.
SG DIGITAL
SG DIGITAL
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
ACTA 001
FECHA: Bogotá D.C., 10 de agosto de
2016
HORA: De las 08:30 a las 09:30
horas
LUGAR: Sala de reunión
ASISTENTES: Giovanny Sánchez, Gerente
Sara Contreras, Directora
Administrativa
Sandra Flórez, Secretaria
AUSENTES: Jorge Peña, Administrador del local
centro
ORDEN DEL
DÍA
1. Verificación del quórum
2. Apertura de caja menor
3. Monto de la caja menor
4. Responsable del manejo
de la caja menor
5. Valor máximo a pagar
por caja menor
6. Base mínima para el
reembolso de la caja menor
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
Se ha verificado el
quórum, y se da inicio a la reunión
2. Apertura de caja menor
Se inicia la reunión para hacer apertura a la caja menor de la empresa la
cual estará vigente a partir del 15 de agosto de 2016 hasta 15 de agosto de
2017; los aqueos serán sorpresivos, para verificar el buen control de la
caja.
3. Monto de la caja menor
La caja
menor tendrá un monto total de $500.000
4.
Responsable de la caja menor
La caja
menor será manejada por la secretaria, llegado el caso que esta primera
responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por
cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de ésta, la caja pasará como
responsabilidad al administrador del punto de venta.
5. Valor máximo
a pagar por caja menor
Se ha
acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $125.000 que
corresponde al 25% del monto total de la misma.
6. Base
mínima para el reembolso de la caja menor
Acta 001 2
Apertura
del fondo fijo de caja menor
Se
convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del
monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $150.000
_______________________ _______________________
SARA CONTRERAS SANDRA
FLÓREZ
Directora
Administrativa Secretaria
________________________________
GIOVANNY SÁNCHEZ
Gerente General
Redactor: Luisa
Fernanda López
Reembolso de Caja
Menor
Cuando
el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a
reembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
En el momento
que el fondo de caja menor se agota, es decir, se ha gastado el 70% del
monto fijo, el responsable del fondo diligenciará una planilla donde
aparecen todos los gastos del periodo, con los respectivos soportes y así
recuperar el monto de caja menor a su monto inicial.
Arqueo de caja
El arqueo de caja se hace de manera
sopresiva y consiste en el análisis de las transacciones de efectivo,
con el objeto de comprobar si se el dinero esta completo. El encargado del
arqueo cuenta uno a uno todas denominaciones del efectivo, totaliza con los
valores que se encuentran en los recibos de caja menor y este valor debe
coincidir con el total del monto fijo; siempre se hace en presencia del
responsable del fondo de caja menor.
FLUJO DE
CAJA PROYECTADO
Es una herramienta
financiera que sirve para estimar si se tendrá o no los recursos para cumplir
cabal y oportunamente con las obligaciones.
Igualmente, se evaluará si contará con sobrantes de dinero (que se
utilizará entre otros para enfrentar imprevistos en el desarrollo de las
operaciones de la empresa o para invertir en el mejoramiento de las sucursales,
equipos y personal); o con faltantes del mismo (los gastos).
CONCILIACIÓN
BANCARIA
La conciliación de cuenta bancaria o
conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una
cuenta, ya sea cuenta corriente o de ahorros, con sus movimientos bancarios,
así como clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el
extracto. La conciliación bancaria no busca en ningún momento legalizar los
errores, ya que es una mecánica que permite identificar las diferencias y sus
causas para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y conexiones, por
lo que para realizarla se emiten documentos claros y muy precisos para uso del
ente económico y así llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de
dicha empresa.
El proceso de
conciliación bancaria no es obligatorio, pero si se realiza correctamente y
periódicamente, puede conllevar beneficios para la empresa, como tener
la contabilidad al día, mejorar el control de los recursos
económicos, tener mayor seguridad frente a una inspección o disponer
de información de calidad para la toma de decisiones. Suele hacerse de mes
en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario 1 .
Los bancos envían a
sus depositantes, al término de cada mes, un estado en el cual hacen constar:
·
El estado anterior de la cuenta.
·
Los abonos por depósitos y cobros por su cuenta.
·
Los cargos por cheques pagados y notas de débitos.
·
El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.
Los errores más “típicos”
que se pueden detectar mediante la conciliación bancaria son:
·
Duplicar un apunte, por lo que el descuadre será del mismo importe que el
apunte en cuestión.
·
No contabilizar un movimiento, que también dará un descuadre del importe
del apunte olvidado.
·
Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras suman
9. Por ejemplo, si en vez de 12,40 $ ponemos 124,0 $, el descuadre será de
111,60 $. Si sumamos los dígitos 1 + 1 + 1 + 6 = 9.
·
Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el
caso anterior, produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en
vez de 974 $se pone 947 €, la diferencia es de 27 $, y al sumar los dígitos 2 +
7 = 9
DEPARTAMENTO DE CARTERA
La cartera son las
deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las
ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.
Con el ánimo de
competir y generar nuevos clientes, las empresas después de un estudio previo
de los estado financieros, les concede un tiempo para que el cliente pague,
este tiempo puede ser 30, 60, 90 días, tiempo en el que el cliente podrá
comercializar los productos comprados para pagarlos en la fecha de vencimiento.
MISIÓN
En
departamento de cartera tiene como fin controlar todos los manejos de préstamos
y créditos para no tener inconvenientes a futuro, brindar soluciones de manera
oportuna y veraz.
VISIÓN
Para
el 2021 tener un programa donde se pueda
controlar todos los créditos y los desembolsos de dineros, dar la debida
solución a los problemas que se presenten en el departamento, implementando las
herramientas del proceso administrativo.
OBJETIVOS
Gestionar para
mantener al día los créditos de nuestros clientes, diseñando estrategias y
herramientas de recaudo efectivo de la cartera para evitar altos índices de
morosidad.
La revisión de los
procesos y procedimientos está encaminada a determinar la productividad,
aplicación y vigencia, con el propósito de normalizar y simplificar las
actividades que se desarrollan en la empresa. Esto además conllevará a que la
eficiencia laboral aporte al bienestar personal.
Aplicación de
procesos y procedimientos que realiza en la recuperación de la cartera.
Implementación de estrategias
y herramientas para la recuperación de cartera como llamadas telefónicas, envió
de cartas de cobro, mensajes de texto y bloqueos.
Realizar seguimiento
telefónico a cada cliente que se encuentra en mora, se efectúa bloqueo en la
entrada, se envía cartas de cobro al correo electrónico, mensajes de texto
recordando el pago de las cuotas cada mes a cliente.
FUNCIONES
El área de cartera
debe estar dotado de las siguientes áreas funcionales:
Atención al Cliente
Cobranza Telefónica y
Escrita
Localización de Clientes
Controles
estadísticos
Manejo de documentos
por cobrar
Cobranza Prejudicial
Cobranza Judicial y
su control
Elaborar informes que
reflejen los estados de la cartera
Manejar las
relaciones con las demás áreas de la compañía
Prestar servicio al
cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago irregular
Elaborar informes a
las centrales de riesgo
Controlar los pagos
que se pacten con los clientes
Elaborar la
programación de actividades que tengan interrelación con las demás áreas
Trasladar
oportunamente las obligaciones en mora para su cobro jurídico
Controlar
estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida
Controlar las
obligaciones al cobro jurídico
PERFIL DEL DIRECTOR DE
CARTERA
FUNCIONES
Deben estar
supervisadas y coordinadas por el director del departamento y desarrolladas por
la organización del mismo.
Revisión de pagos y
descuentos:
Es importante esta
actividad para tener al día los estados de cuenta y para vigilar la morosidad
de éstas los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos,
habrá que reportarlos a la gerencia.
Programas de cobros:
Todos los
funcionarios están en fa obligación de que los programas se cumplan a cabalidad.
Problemas especiales
de pagos:
Las actitudes
especiales que se deben adoptar ante los problemas especiales de pago son
tomados por el Jefe de
Cartera, teniendo en cuenta tos puntos de vista de sus inmediatos y
colaboradores.
Control de plazos
especiales:
Los plazos especiales
para el pago deben concederse raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse
oportunamente a todas las personas que tengan que ver con el caso.
Manejo de Órdenes Dudosas:
Los pedidos que para
cobranza presentan especial dificultad por reclamos, deben ser investigados
para que el jefe determine que debe hacerse.
Servicio al cliente:
Frecuentemente se
reciben cartas o consultas de los clientes cobre cobranzas o sus pagos. En
algunas empresas se estima que toda esta correspondencia la debe manejar el
departamento de cartera, para tener un mejor conocimiento del deudor.
Fijación de
las reservas para cuentas malas.
Al final de cada
ejercicio, el jefe de Cartera debe hacer esta reserva con la ayuda del personal
auxiliar.
Mantener los gastos
dentro del presupuesto. Participar el Jefe o Gerente de cartera en las
reuniones con los Gerentes de otros departamentos: ya que el departamento de
cartera habitualmente tiene relaciones con:
Crédito: para tratar
sobre la morosidad o bondad de la cartera, las condiciones de pagos, plazos,
etc.
Tesorería:
Para la determinación
de las políticas de cobranza y el desarrollo de programas de recaudos, de tal
forma que la eficiencia logre aumentar los recursos de la empresa.
Ventas:
Para evitar se hagan
negocios con clientes que ofrezcan dudas sobre su moralidad crediticia, y en
otros casos para obtener un pedido de un buen cliente.
Despachos:
Para cerciorarse de que efectivamente se han enviado las
mercancías el cliente no se moleste.
Mercadeo:
Para informarle
cuáles son los productos que interesan más a los clientes.
Contabilidad:
Para obtener datos de
entrada y salida de documentos.
Personal:
Para la selección y
contratación del personal del departamento así como lo referente a prestaciones
sociales, vacaciones, estímulos especiales, etc.
PERFIL DEL COBRADOR
Un verdadero cobrador debe ser un profesional, lamentable no hay en
abundancia pues la mayoría son recoge-cheques. Las cualidades son
parecidas a los del vendedor, pues es el que vende la idea de pagar a tiempo.
Los buenos cobradores
se hacen mediante el esfuerzo personal (estudio, experiencia, etc.,) Las
principales cualidades con que debe contar un cobrador son:
Confianza en sí
mismo: que nace del conocimiento que tiene de su valor como ser humano,
respeto por la propia dignidad y la de los demás.
Iniciativa: hacer en
el momento preciso sin esperar orden del superior.
Prudencia,
puntualidad, constancia, presentación personal, adecuada, espíritu de
colaboración, conocimientos de psicología, lealtad a su empresa, cultura
adecuada, facilidad de expresión, memoria inteligencia, conocimiento de sí
mismo, de sus clientes, de su empresa, técnica de cobranza, de relaciones
públicas.
CRÉDITO
Es una forma
de transacción comercial basada en la confianza que se le otorga a
una persona o empresa, por lo cual transfiere o se obtiene, en forma real,
bienes o servicios, con promesa de pago en dinero efectivo o con otros bienes,
en una o otras fechas determinadas, según acuerdo obligaciones recíprocas.
MODALIDADES DE CRÉDITO
Crédito hipotecario
Se habla de crédito hipotecario, cuando
además de ofrecer garantías personales, para que te otorguen el crédito, debes
poner como garantía el inmueble que estas adquiriendo, de manera tal, que en
dado caso de que no puedas pagar tu obligación, el inmueble entrará a ser la
forma de pago de la misma.
Hoy en día podemos encontrar una gran
oferta de préstamos hipotecarios, y las diferentes entidades financieras,
tienen montones de productos con nombres diferentes y con plazos que pueden
llegar hasta los 30 años. Sin embargo para mayor claridad, los préstamos se
pueden clasificar como: Préstamos de tasa fija y préstamos
de tasa variable. Estas tasas de crédito hipotecario para vivienda tienen tasas
fijadas por la Junta Directiva del Banco de la República, que son mucho menores
que las tasas para los créditos de consumo o comerciales.
¿Cómo funcionan?
Cuando te otorgan un crédito puedes
ofrecer garantías personales, como la tenencia de un fiador, pero para un
crédito hipotecario además de las garantías reales debes entregar al banco
una garantía real, que en este caso corresponde al inmueble que estas
comprando.
Crédito de consumo
Es el crédito destinado a financiar los
gastos de matrículas y útiles escolares para los hijos de los
asociados que cursen estudios primarios o secundarios. En igual forma, podrá
destinarse a cancelación de matrícula para aquellos asociados que cursen
estudios técnicos, universitarios y maestrías o especializaciones.
Los asociados que no adelanten estudios
o que por situaciones especiales no requieran el crédito para su capacitación
personal, pueden utilizarlos para su cónyuge o uno de los hijos en
cualquiera de los niveles establecidos.
Crédito Para Educación
Universitaria Y/O Técnica, Postgrado, Maestrías o
Especializaciones.- Crédito destinado a atender gastos de matrícula para
los asociados que, con miras a mejorar su desarrollo personal, adelanten
estudios en entidades de educación superior debidamente reconocidas por el
Estado Colombiano. Cuando el asociado no requiere el crédito para su
capacitación personal, puede utilizarlo para su cónyuge o uno de los hijos a
cargo, estudiantes de Educación Superior.
CRÉDITO ROTATIVO
El crédito de consumo
rotativo es un monto de dinero que concede el banco en función de los
ingresos periódicos y que el cliente podrá retirar o no en su totalidad,
volviendo a crecer el cupo disponible a medida que se efectúa el pago del
mismo.
Su característica principal es
la renovación del monto concedido por el banco siempre que se vayan
devolviendo los cupos prestados. Además, si se dispone parcialmente del cupo,
solo se pagan intereses sobre el importe transferido a la cuenta
asociada.
Este crédito permite disponer de unos
ingresos adicionales en caso de necesitar dinero de forma sencilla
y rápida. Tienes que realizar un abono mensual, pero puedes realizar pagos
voluntarios a lo largo del mes.
POR LIBRANZA
De esta forma, se autoriza al empleador
a realizar los pagos a la entidad financiera correspondiente de forma
periódica. Esta forma de pago resulta más cómoda para el deudor, descontando el
valor de la cuota mensual del salario sin ninguna preocupación
CRÉDITO
El crédito de vehículo es un crédito de consumo
especialmente diseñado para la adquisición de un automóvil. Puede
destinarse para la compra de un vehículo nuevo, usado, automóviles públicos...
LEASING
Leasing" es una palabra en idioma
inglés que significa "arriendo" y sirve para denominar a una
operación de financiamiento de máquinas, viviendas u otros bienes. Esta
consiste en un contrato de arriendo de equipos mobiliarios (por ejemplo,
vehículos) e inmobiliarios (por ejemplo, oficinas) por parte de una empresa
especializada, la que de inmediato se lo arrienda a un cliente que se
compromete a comprar lo que haya arrendado en la fecha de término del contrato.
TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN
Negociar es un proceso muy parecido a
vender, aunque con algunas diferencias. Ya hemos dicho que vender es persuadir,
convencer al posible cliente para que piense y actúe como el vendedor quiere
que este actúe y, siempre, en beneficio de ambas partes.
En la negociación, también una parte
intenta persuadir a la otra. Se ha dicho que negociar es un proceso de
resolución de un conflicto entre dos o más partes, pues hay siempre, bajo la
negociación, un conflicto de intereses. Puede ser un intercambio social que
implique una relación de fuerza, una lucha sutil por el dominio. Esa fuerza se
va desplazando de un lado a otro durante las diversas etapas, no es conveniente
en una negociación que una de las partes se beneficie de una relación de fuerza
desequilibrada que imponga sus condiciones a la otra parte. Es mejor que exista
un cierto equilibrio de fuerzas y que se intercambien las presiones, finalmente
las partes llegarán a un acuerdo cuando las fuerzas estén igualadas.
1. Separar las personas de problema. Cuando
uno se refiere a la “otra parte”, nos olvidamos con frecuencia que son
personas, al igual que nosotros, que sienten emociones, tienen su propia escala
de valores, tienen vivencias diferentes y son impredecibles. Es importante
comprender que todo negociador tiene dos tipos de intereses: en la esencia y en
la relación con la otra parte. Por ello, no es bueno comenzar una negociación
con el propósito de vencer a toda costa. Ponemos en peligro las relaciones de
negocio a futuro.
2. Concentrarse en los intereses y no en
las posiciones. La negociación basándose en posiciones (“yo quiero esto”), es
menos eficaz que si se realiza basándose en intereses (“¿para qué quiero
esto?”).
3. Inventar opciones de mutuo beneficio.
La invención creativa-buscando intereses comunes o complementarios- es una
necesidad para generar múltiples acuerdos que sean de beneficio para ambas
partes. Primero se debe inventar, luego, decidir.
4. Insistir en que los criterios sean
objetivos.
La necesidad de criterios objetivos es
fundamental para lograr una solución basada en principios, no en presiones.
Debemos concentrarnos en los méritos del problema, no en el temple de las
partes y ser abiertos a las razones, pero cerrados ante las amenazas
POLÍTICAS DE COBRANZA
Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes. “Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero. Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan los requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación del deudor, la prontitud en el pago y la operación económica”. De acuerdo con el objetivo que se establezca en la empresa, referente a la cobranza de los créditos otorgados a los clientes, será el marco de referencia para establecer las políticas de cobranza.
Lo recomendable es que las políticas de cobranza se analicen de manera
periódica de acuerdo con las condiciones y necesidades de la compañía, y de la
situación en que se desarrollan sus operaciones.
Las políticas de cobro deben contemplar los siguientes elementos:
Condiciones
de venta: Cuando la empresa hace sus ventas a crédito, se establecen las
condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, que comprende: plazo, los
porcentajes de descuento, fechas de pago, lugares donde efectuar los abonos a
los créditos, tasas de interés, etc., y en cuanto a la entrega de las
mercancías, características, garantías, usos, limitaciones, cuidados, etc.
Plazos
de cobro: Para decidir en qué momento se inicia un proceso de cobranza con
un cliente es necesario determinar cuándo y cómo se hará el primer esfuerzo de
cobro, es decir, cuánto tiempo después de la fecha de vencimiento del crédito
las cuentas morosas deben proceder a recuperarse. El intervalo de tiempo
dependerá de lo que la empresa establezca, el cual puede ser una semana, 15
días o, en algunos casos, un periodo mayor.
Las políticas de cobro pueden tener diferentes características:
Restrictivas: Caracterizadas por la
concesión de créditos en periodos sumamente cortos, las normas de crédito son
estrictas y por ello se usa una política de cobranza agresiva.
Liberales: En sentido
contrario a las políticas restrictivas, las liberales tienden a ser magnas, se
otorgan créditos considerando las políticas que usan en las empresas de la
competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son
menos exigentes en condiciones y establecimientos de periodos para el pago
de las cuentas.
Racionales: Se caracterizan
por conceder los créditos a plazos razonables según las
características de los clientes y los gastos de cobranza; se aplican
considerando los cobros a efectuarse y que proporcionen un margen de beneficio
razonable.
PLAN DE COBRANZA
Proceso de cobranza
Para un adecuado proceso
de cobranza es primordial crear un plan con las Siguientes características:
Adaptable a las circunstancias.
Uniforme; aplicable a todos los casos.
Flexible; que permita
hacer diferencias entre los deudores.
Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.
Existen tres clases
de cobranza: administrativa, prejudicial y jurídica, y debe existir un plan
para cada una de ellas, así:
Plan para la Cobranza Administrativa:
Tiempo: Determinar qué lapso debe
existir entre la cobranza administrativa y la prejudicial.
Etapas: Seleccionarlas; llamadas
telefónicas, fax, cartas etc.
Número de etapas:
Todo el proceso es corto y, por consiguiente, el tiempo y las etapas también lo
serán.
Ritmo: Cuál es el orden a seguir en
cada una de las etapas.
Plan para la Cobranza Prejudicial:
Determinar qué lapso
debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica.
Producir una
comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente de un día. Se utiliza
con frecuencia el Fax, el teléfono, Se aconseja que sea por escrito.
Si lo anterior no
surte efecto, envié aviso que la deuda se pasará a cobro judicial.
Comunicación enviada
por el abogado en que informe que ha recibido la obligación para cobrarla
mediante la acción judicial. Algunas veces, especialmente cuando el proceso de
cobranza administrativa ha sido corto, se ofrece un plazo muy limitado para
hacer el pago de la deuda.
Iniciación de la
demanda. Este proceso generalmente es realizado por funcionarios de la
compañía, pero se puede realizar contratando los servicios de entidades que
ofrecen estos servicios.
Plan para la Cobranza Jurídica:
Generalmente ya está
dado por la ley. La realizan abogados externos y puede comprender las
siguientes fases: Presentación de la demanda. Embargo preventivo de bienes.
Notificación. Mandamiento de pago. Conciliación. Remate de bienes.
AMORTIZACIÓN DE
CRÉDITO
Las
amortizaciones son los abonos que se hacen para reducir el monto de dinero que
se solicitó inicialmente en préstamo; es decir, los pagos que son amortizaciones
no se usan para el pago de otros conceptos (como los intereses), únicamente
para reducir el monto inicialmente solicitado en préstamo. Generalmente, estos
abonos de dinero se hacen periódicamente; sin embargo, al igual que otras
características de los créditos, pueden variar según el crédito. A medida que
se realizan las amortizaciones, la cantidad de dinero que aún se debe disminuye
a este dinero se le llama saldo, que viene a ser el dinero correspondiente al
monto inicial solicitado que aún no se le ha reembolsado al prestamista.
PROVISIÓN,
CASTIGO Y RECUPERACIÓN
DE
CARTERA
DEFINICIÓN
Cartera son las
deudas que los clientes tiene con la empresa, originadas en las ventas que se
hacen a crédito. Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo
que un porcentaje de los clientes no paguen sus (por cambio de domicilio, iliquidez
o por fallecimiento), constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que
no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
IMPORTANCIA
La provisión de
cartera es el valor que la empresa, debido a que los clientes no pagan a tiempo
y por tanto la empresa realizar una reserva, que va de acuerdo a las fechas de
vencimiento de las facturas en mora. Según análisis del comportamiento de la
cartera, se considera que no es posible recuperar. Entonces, el valor de las
ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para le
empresa que debe reconocerse en el resultado del ejercicio, por tanto se debe
llevar como un gasto.
La provisión de
cartera, busca prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de los
vendidos a crédito, de no recuperar la cartera y de no poder cobrar las deudas.
MÉTODOS
Existen dos métodos para la
recuperación de cartera:
Método individual: Es
para deudas de dudoso o difícil cobro y se aplica hasta el 33% con más de un
año de vencida, como se encuentra establecido en el artículo 74 del decreto 187
de 1975
Método general: Se
encuentra establecido el artículo 75 del mismo decreto, y aplica diferentes
porcentajes de acuerdo al tiempo de vencimiento de la cartera de crédito.
TIEMPO DE VENCIMIENTO
|
PORCENTAJE
|
0-90 DÍAS
|
0%
|
91-180 DÍAS
|
5%
|
181-360 DÍAS
|
10%
|
MÁS DE 361 DÍAS
|
15%
|
APLICACIÓN
En el siguiente
ejemplo se comprenderá mejor los dos métodos de provisión. Una empresa termina
su periodo 2013, con la siguiente información del crédito:
Factura
|
Vencimiento
|
Valor
|
Días
mora
|
Provisión
|
||
Individual
|
General
|
|||||
4325
|
04-ene-2012
|
10.000
|
716
|
3.300
|
1.500
|
|
4542
|
13-nov-2012
|
20.000
|
407 3.000
|
6.600
|
3.000
|
|
4532
|
25-jun-2012
|
30.000
|
185
|
0
|
3.000
|
|
4323
|
11-sept-2012
|
40.000
|
109
|
0
|
2.000
|
|
4123
|
30-nov-2012
|
50.000
|
30
|
0
|
0
|
|
Total
|
150.000
|
9.900
|
9.500
|
|||
Para la solución al anterior
ejercicio, se debe tener en cuenta:
Clasificar la cartera por los días de
vencimiento
Totalizar dependiendo
de cada rango: todas facturas de 0-90 días de vencidas, de 91-180, de 181-360 y
que superen los 361 de vencimiento.
Luego aplicar le porcentaje de acuerdo
a los rangos
Se suman los
resultados y se determina la provisión general. Para la individual solo se le
aplica hasta el 33% al total de las facturas de más de 361 días de vencidas.
GLOSARIO
Administrador:
Anverso:
Arqueo:
Avalista: [persona] Que garantiza el pago de un crédito, sirve de garantía del cumplimiento de cierta cosa o responde de la conducta de otra persona, normalmente por medio de su firma.
Cartera:Representa el saldo de los montos efectivamente entregados a los acreditados más los intereses devengados no cobrados. La estimación preventiva para riesgo crediticios se presenta deduciendo los saldos de la cartera de crédito.
Es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o las operaciones de financiero hacia un tercero y que el tenedor de dicho (s) documento (s) o cartera se reserva el derecho de hacer valer las obligaciones.
Cartera:Representa el saldo de los montos efectivamente entregados a los acreditados más los intereses devengados no cobrados. La estimación preventiva para riesgo crediticios se presenta deduciendo los saldos de la cartera de crédito.
Es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o las operaciones de financiero hacia un tercero y que el tenedor de dicho (s) documento (s) o cartera se reserva el derecho de hacer valer las obligaciones.
Crédito: Es el cambio de una riqueza presente
por una futura, basado en la confianza y solvencia que se concede al deudor. En
la vida económica y financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza
que tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y
obligación contraída.
Comprobante:
Contrapartida:
Contabilidad:Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y
demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
Conciliar:
Desembolsar:
Endosar: Ceder un documento de
crédito a favor de otra persona, haciéndolo constar en el dorso.
Financieros:
Formularios:
Instrumentar:
IVA: Sigla
de impuesto
sobre el valor añadido o de impuesto sobre el valor agregado,
impuesto que grava el valor añadido o agregado de un producto en las distintas
fases de su producción.
Ingreso:Un ingreso es
el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad,
durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o
pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable,
respectivamente.
Leasing:Sistema de arrendamiento de bienes de equipo mediante un contrato en el que se prevé la opción de compra por parte del arrendatario.
Leasing:Sistema de arrendamiento de bienes de equipo mediante un contrato en el que se prevé la opción de compra por parte del arrendatario.
QUE ES INVENTARIO
El inventario es una
relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen elpatrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antes, los inventarios
se realizaban por medio físico (se escribían en un papel).
El
inventario es aquel registro documental de los bienes y demás objetos
pertenecientes a una persona física, a una comunidad y que se encuentra
realizado a partir de mucha precisión y prolijidad en la plasmación de los
datos. También y como consecuencia de la situación recién mencionada, se llama
inventario a la comprobación y recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de
las existencias físicas con las teóricas que fueron oportunamente documentadas
En el ámbito de la gestión empresarial lo que hace el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de una empresa para la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como activo corriente. Los bienes que son plausibles de ser sometidos a inventario se encuentran destinados a la venta directa o a aquellas actividades destinadas de manera interna al proceso productivo, como es el caso de las materias primas, los productos inacabados, las piezas de recambio destinadas a mantenimiento, materiales de embalaje, bienes de la empresa, bienes terminados, bienes parcialmente terminados, bienes en tránsito y materiales de envasado entre otros.
En el ámbito de la gestión empresarial lo que hace el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles de una empresa para la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como activo corriente. Los bienes que son plausibles de ser sometidos a inventario se encuentran destinados a la venta directa o a aquellas actividades destinadas de manera interna al proceso productivo, como es el caso de las materias primas, los productos inacabados, las piezas de recambio destinadas a mantenimiento, materiales de embalaje, bienes de la empresa, bienes terminados, bienes parcialmente terminados, bienes en tránsito y materiales de envasado entre otros.
CONCEPTO
La palabra inventario proviene etimológicamente del
latín “inventarium”, y significa realizar un listado pormenorizado de bienes
pertenecientes a una persona física o jurídica.
También se denomina inventario al documento escrito donde consta la anotación dichos
bienes.
Los inventarios sirven para saber los bienes
existentes, y son muy útiles a la hora de evaluar los progresos o detrimentos
patrimoniales que ocurren a lo largo de un período. Suele hacerse en las empresas inventarios al
comienzo de su gestión, y luego en períodos regulares, generalmente anuales
También se efectúan inventarios con respecto a los bienes sociales para conocer los aportes de cada socio, y en los bienes de los pupilos, pues se debe saber lo que compone su patrimonio, a fin de luego poder rendir cuenta sobre el destino de los mismos al término de la gestión del tutor, que solo tiene la administración de ellos y no su disposición.
En las empresas, los inventarios pueden comprender
las materias primas, que son aquellas cosas en estado natural o productos
intermedios necesarias para la elaboración del producto final. Por ejemplo la madera para hacer
muebles, la tela para fabricar ropa, etcétera. También suele efectuarse el.
IMPORTANCIA
¿Por qué es importante los inventarios en una empresa?
Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándole a disposición en el momento indicado.
Realiza reuniones con integrantes de la unidad, para la fijación de las acciones a seguir en el desarrollo de los programas asignados.
Define los sistemas, normas y procedimientos para el registro, manejo y control de los bienes muebles e inmuebles.
Elabora informes técnicos finales de los inventarios realizados.
Programa y coordina con el área de Contabilidad, el cierre del ejercicio económico del año fiscal correspondiente.
Elabora los balances de los bienes para la presentación de los estados financieros.
Asesora en la implementación y desarrollo de nuevos sistemas de inventario.
Prepara la toma de inventario físico de los bienes de la Institución y/o mantiene actualizado el inventario automatizado existente.
Actualiza el inventario automatizado existente.
Vela por que los bienes de la Institución estén debidamente amparados por pólizas de seguro.
Asesora a nivel interno permanentemente a las secciones funcionales o unidades de trabajo que conforman el Departamento, de acuerdo a los proyectos existentes y en relación con el área de inventarios.
Elabora los estados demostrativos automatizados de los bienes de la Institución.
Mantiene informado al Jefe de la Unidad de Contabilidad, sobre el control contable y físico de los bienes de la Institución y de los inventarios de materiales existentes.
Presentar al Director de Administración el balance del inventario del mes anterior.
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que se incorporaran al proceso de fabricación de una compañía.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
MATERIALES EN PROCESO
Inventario realizado solo a los productos que ya han pasado por un proceso de fabricación, y que están listos para su posterior almacenamiento.
Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándole a disposición en el momento indicado.
FUNCIONES
Planifica, coordina, dirige y supervisa las labores desarrolladas por el personal.
Planifica, coordina, dirige y supervisa las labores desarrolladas por el personal.
Realiza reuniones con integrantes de la unidad, para la fijación de las acciones a seguir en el desarrollo de los programas asignados.
Define los sistemas, normas y procedimientos para el registro, manejo y control de los bienes muebles e inmuebles.
Elabora informes técnicos finales de los inventarios realizados.
Programa y coordina con el área de Contabilidad, el cierre del ejercicio económico del año fiscal correspondiente.
Elabora los balances de los bienes para la presentación de los estados financieros.
Asesora en la implementación y desarrollo de nuevos sistemas de inventario.
Prepara la toma de inventario físico de los bienes de la Institución y/o mantiene actualizado el inventario automatizado existente.
Actualiza el inventario automatizado existente.
Vela por que los bienes de la Institución estén debidamente amparados por pólizas de seguro.
Asesora a nivel interno permanentemente a las secciones funcionales o unidades de trabajo que conforman el Departamento, de acuerdo a los proyectos existentes y en relación con el área de inventarios.
Elabora los estados demostrativos automatizados de los bienes de la Institución.
Mantiene informado al Jefe de la Unidad de Contabilidad, sobre el control contable y físico de los bienes de la Institución y de los inventarios de materiales existentes.
Presentar al Director de Administración el balance del inventario del mes anterior.
CLASE DE INVENTARIOS
MATERIA PRIMA
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que se incorporaran al proceso de fabricación de una compañía.
MATERIA AUXILIAR
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado
para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la
entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de
reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel del servicio,
la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.
MATERIALES EN PROCESO
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de
obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la
que llegará a conformar ya sea un subensamble o componente de un producto
terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario
en proceso.
PRODUCTOS TERMINADOS
Inventario realizado solo a los productos que ya han pasado por un proceso de fabricación, y que están listos para su posterior almacenamiento.
ROTACIÓN DE LOS PRODUcTOS
La rotación del
inventario es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado
durante un determinado período de tiempo, generalmente un año. Uno de los
indicadores más comúnmente utilizados en la gestión de inventarios, ya que
refleja la eficacia general de la cadena de suministro, desde el proveedor
hasta el cliente. Este indicador se puede calcular para cualquier tipo de
inventario (materiales y provisiones, trabajos en curso, productos terminados,
o todos combinados) y puede ser utilizado tanto para el sector minorista como
el fabricante.
VOLUMEN DE VENTA
El volumen de tus ventas es
la cantidad total de bienes, productos o ideas vendidas dentro de un marco
temporal dado, usualmente 12 meses. Dicha cantidad suele ser expresada en
términos monetarios pero también podría figurar en total de unidades de inventario
o productos vendidos.
En el mundo de las empresas y las panaderías,
existe una variedad de volúmenes de venta. Varias industrias los calculan de
manera diferente. Un restaurante podría calcular las ventas por el número de
platos principales vendidos; un peluquero podría usar el número de cortes; un
taxista, por el número de viajes; y un doctor, por el número de visitas
anuales. Ya sean bienes, servicios o ideas, las ventas son la fuerza impulsora
de la empresa.
FECHAS DE VENCIMIENTO
En el momento que se tenga control de inventarios es importante tener en
cuenta los siguientes aspectos:
Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la
mercancía.
mercancía.
Aplicar los métodos PEPS Y UEPS, todos los productos deben tener una
fecha de fabricación y caducidad claramente visibles.
AVERÍAS
Al momento de recibir la mercancía se debe tener en cuenta los que presenten daños para poder devolverlas a tiempo y en el momento indicado.
CONTROL DE STOCK
Al momento de recibir la mercancía se debe tener en cuenta los que presenten daños para poder devolverlas a tiempo y en el momento indicado.
CONTROL DE STOCK
Control de Stock es un programa que te permitirá tener un control completo sobre la mercadería de tu comercio, mediante la realización de listados, controles y pedidos.
Características principales:
-Entre sus funciones principales, podrás:
- Añadir y modificar artículos
- Realizar consultas de las existencias
- Controlar la entrada y salida de mercadería
- Efectuar reportes de artículos y pedidos del día y por día.
- Administrar el nivel de acceso de los usuarios
- Configurar el fondo del programa con imágenes personalizadas
MÁXIMO
Los NIVELES MÁXIMOS de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias.
MÍNIMO
Los NIVELES MÍNIMOS de existencias se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten.
El mínimo real significa establecer un mínimo por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas antes de que se efectúe un nuevo pedido. El mínimo real señala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna una nueva compra.
PROMEDIO
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
VARIABLES Y PARÁMETROS ESTABLECIDOS PARA LA
CODIFICACIÓN
La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales y partes componentes para la manufactura, así como los productos terminados listos para su venta. Todo artículo sea material o producto debe tener un nombre y un número que sirva de identificación unificada en los departamentos de compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamiento de datos y contabilidad.
Puede haber dos codificaciones, que se distinguen una de la otra: la del proveedor y la de la compañía que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra, la del negocio para identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que lo usan, consumen, registran y venden.
Universal Product Code (U.P.C.)
UPC es la simbología más utilizada en el comercio minorista en EEUU, pudiendo codificar solo números.
El estándar UPC (denominado UPC-A) es un número de 12 dígitos. El primero es llamado “número del sistema”. La mayoría de los productos tienen un “1” o un “7” en esta posición. Esto indica que el producto tiene un tamaño y peso determinado, y no un peso variable. Los dígitos del segundo al sexto representan el número del fabricante. Esta clave de 5 dígitos (adicionalmente al “número del sistema”) es única para cada fabricante, y la asigna un organismo rector evitando códigos duplicados. Los caracteres del séptimo al onceavo son un código que el fabricante asigna a cada uno de sus productos, denominado “número del producto”. El doceavo carácter es el “dígito verificador”, resultando de un algoritmo que involucra a los 11 números previos.
Esto se creó en 1973 y desde allí se convirtió en el estándar de identificación de productos, se usan desde entonces en la venta al detalle y la industria alimenticia.
Para productos cuyo tamaño es mínimo se emplea el UPC-E
CÓDIGO UNIVERSAL DE BARRAS – EAN 13
Código formado por una serie de barras separadas entre sí por números que identifican el país de procedencia (los dos primeros), la empresa fabricante (los cinco dígitos siguientes), el producto (los siguientes cinco dígitos) y un último dígito para verificación de lectura.
Son especificados para utilizar en Punto de Venta de Retail (POS) debido a que están diseñados para alto volumen de lectura.
CÓDIGO ISBN
El International Standard Book Number (ISBN) es un sistema internacional de numeración para publicaciones “tipo-libro” certificado por normas ISO que identifica cada título, impreso y/o digital, de acuerdo con su procedencia (región, país o área idiomática) y número del editor. Está conformado por trece dígitos precedidos por las siglas ISBN.
En Colombia el ISBN está contemplado por la Ley 98 de 1993, artículo 11, la cual establece que: “Todo libro editado e impreso en el país deberá llevar registrado el número estándar de identificación internacional del libro (ISBN), otorgado por la Cámara Colombiana del Libro, sin el cual el editor no podrá invocar los beneficios de esta ley”.
CÓDIGO DE BARRAS 39
Los códigos de barras son un método habitual de impresión de información que los equipos leen automáticamente. Mediante la impresión de patrones de barras y espacios con diferentes anchuras, se puede obtener gran precisión de lectura de la información. El patrón de barras y espacios específico utilizado para representar caracteres se denomina simbología de código de barras. La simbología de código de barras 3 de 9 fue la primera simbología alfanumérica que se desarrolló y es el tipo de código de barras más conocido actualmente. Es un código de barras sencillo, con 44 caracteres alfabéticos, numéricos y especiales diferentes. Codifica los números (0–9), las letras mayúsculas (A–Z) y otros ocho caracteres (espacio (_), *, $, %, +, -, . y /). Normalmente se denomina Código 39.
El carácter asterisco (*) se reserva para su uso como código de inicio/fin. Debe iniciar y finalizar los datos del código de barras con un asterisco y no puede utilizarlo en los datos que se van a codificar.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.
REQUISICIÓN DE COMPRA
Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere
los bienes o servicios. La requisición de compra puede ser emitida por
cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén,
Logística, etc. Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como
Orden de Compra.
Una Requisición de Compra estándar debería contener lo siguiente:
1 Nombre del solicitador
2 Departamento del solicitante
3 Centro de costos del solicitante
4 Número de proyecto
5 Nombre del artículo
6 Código o número del artículo
7 Cantidad solicitada
8 Proveedor o sugerencia del mismo
9 Fecha de entrega requerida
Principales Características:
Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y
no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la
aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es
importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas
de software de abastecimiento más populares en el mercado.
En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.
Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.
Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
COTIZACIÓN
Documento externo que se utiliza para solicitar información/cotización a
proveedores potenciales de los bienes, arrendamientos o servicios requeridos,
que permite integrar la investigación de mercado.
Contenido requerido
Contenido requerido
Llenar los campos conforme aplique a la contratación respectiva.
-Nombre de la dependencia o entidad: La que realiza el requerimiento al posible proveedor.
-Fecha: En la cual se elabora y captura la petición de oferta.
-Nombre del destinatario: Persona a la que se le hace la petición de oferta.
-Domicilio del destinatario: Domicilio de la persona a la que se la hace la petición de oferta.
-Descripción del tipo del bien o servicio requerido: Pormenorizada
precisando sus alcances, así como los requisitos de participación conforme al
criterio de evaluación considerado.
-Dirección de la dependencia o entidad: Domicilio del ente público al que el proveedor deberá enviar la información/ cotización.
-Cuentas de correo electrónico de la contratante: Dirección de correo electrónico a la cual la persona a la que se le solicita la petición de oferta se podrá comunicar, en caso de dudas.
-Condiciones de entrega: Las que se deberá cumplir para entregar el bien o prestar servicio requerido.
-Porcentaje de anticipo: En su caso, señalar si se otorgará y el porcentaje.
-Lugar de entrega: Domicilio o lugar en que se efectuará la entrega del bien o se prestará el servicio.
-Garantía de cumplimiento: En su caso, señalar el porcentaje de dicha garantía.
-Penas convencionales y Deducciones: En su caso, señalar el porcentaje de las mismas y razón o causa para aplicarlas.
-Origen de los bienes y nacionalidad de los posibles proveedores: Señalar el país de origen de los bienes y nacionalidad de los posibles proveedores.
-Moneda en la que se cotiza: Indicar en qué moneda se cotiza.
-Otros costos: En su caso, señalar cualquier otro costo que impacte en el costo final del bien o servicio que desea contrata la dependencia o entidad.
-Garantías: En su caso, indicar las garantías, además de la de cumplimiento que se requerirán al proveedor.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador
entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y
otros datos importantes para la operación comercial.
Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.
REMISIÓN
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
Los requisitos son los siguientes:
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
Los requisitos son los siguientes:
-Membrete o razón social de la casa vendedora
-Numeración correlativa
-Numeración correlativa
-Lugar y fecha
-Nombre o razón social de comprador
-Dirección del clienteØ Detalle de los artículos
-Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
-Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
-Precio unitario y total
-Firma del vendedor
-Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.
Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del
comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.
FACTURA
Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y
propiedad de la mercancía o servicio al cliente, las cuentas que se debitan
son: Clientes, no importa que las ventas sean en efectivo o crédito porque en
ese momento está causando las ventas, el IVA, las retenciones a su favor a
título de renta, IVA, e ICA, porque la empresa siempre emitirá una factura con
la cual se afecta el sistema, y un recibo de caja que tendrá como registro el
efectivo y el abono a clientes cuando se reciba el dinero, porque al momento de
hacer el recibo de caja no se van a causar retenciones, IVA, ni a causar las
ventas, etc.
La factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
La factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.
Parágrafo: para la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor, el gobierno nacional se encargará de su reglamentación (Art. 1, L. 1231/08).
La factura de venta debe tener las siguientes características del Estatuto Tributario:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a, b, d y h, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria (Art. 617 Estatuto Tributario).
NOTA DE ENTRADA
Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén o bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad.
OBJETIVO:
Documentar el ingreso de un bien o insumo al almacén de la dependencia.
1. Nombre de la dependencia correspondiente.
2. Nombre o razón social del proveedor.
3. Domicilio del proveedor.
4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacén.
5. Numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de
bienes o insumos al almacén.
6. Número de pedido correspondiente.
7. Número de modificación al pedido, en su caso.
8. Número de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido.
7. Número de modificación al pedido, en su caso.
8. Número de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido.
9. Número de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el
almacén.
10. Número de la remisión que ampara los bienes e insumos recibidos en
el almacén.
11. Número de codificación asignado por la dependencia a un bien o
insumo del almacén.
12. nombre y las especificaciones del bien o insumo.
13. numero de bienes o insumos que ingresaron al almacén.
14. unidad de medida del bien o insumo.
15. precio unitario del bien o insumo.
16. importe de los bienes o insumos.
17. nombre, cargo y firma de la persona que recibió en el almacén los
bienes o insumos.
18. importe total de los bienes o insumos recibidos.
La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:
La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:
Una de ellas, se envía al encargado de efectuar la compra para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.
Otra copia se envía al encargado de manejar los inventarios para que
registre
en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.
La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción. En caso de que exista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de los costos de producción, a ella se le debe enviar otra copia.
MÉTODOS DE VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS
en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.
La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción. En caso de que exista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de los costos de producción, a ella se le debe enviar otra copia.
MÉTODOS DE VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar
pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de
inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y
contabilidad
Para el conteo físico se requiere:
-Determinar correctamente el costo.
-Verificar que los productos existan físicamente.
-Comprobar los reportes de ventas y producción.
-Verificar la eficiencia de producción, compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltan tes, sobrantes).
-Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos.
-Comprobar la rotación de productos.
-Constatar que el valor no exceda el valor de realización.
-Verificar que esté registrado correctamente en la contabilidad.
-Acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido.
-Evaluar el sistema de resguardo y conservación
-Acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido.
-Evaluar el sistema de resguardo y conservación
TÉCNICAS Y MÉTODOS DE CONTEO
Recordemos que inventario es donde conocemos la cantidad de mercancía en
una empresa.
Los métodos más conocidos son.
UEPS
PEPS
Promedio ponderado
Generalmente se comparan:
Conteo de inventarios lógicos:
Responde a un sistema informativo con el fin de que arroje la
información esperada.
Registra todas las entradas y salidas por medio de Kárdex.
Registra todas las entradas y salidas por medio de Kárdex.
Conteo de inventarios reales:
Corresponde al inventario físico que trata de realizar la confirmación
de las existencias de la empresa.
-Cuando el conteo de inventario lógico y el conteo de inventario real
coincide todo permanece perfecto.
En el método más simple usado se trata de:
Mientras que un miembro investiga la cantidad de dicho producto, el otro miembro se encarga de anotarla en la hoja de inventario.
Inventario físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación y confirmación a la existencia de la empresa.
El inventario físico en sí, es una estadística física o conteo de
materiales existentes.
Sus objetivos son:
Determinar correctamente el costo Verificar que los productos existan
Comprobar los reportes y ventas Verificar eficiencia
Conteo de inventario cíclico
Conteo de inventario cíclico
Es más práctica, es más confiable con mucha más frecuencia que los demás
sistemas es una opción pura realizar un control constante y periódico de
inventario con bajo costo.
Consiste en emplear un enfoque de parejo al valor unitario de cada ítem. Cada ítem se clasifica según su importancia A, B y C.
CIBERGRAFÍA
Tesorería
https://www.google.com.co/search?B
Posición
https://www.google.com.co/search?
Cheque
https://www.google.com.co/search?
Letra de cambio https://www.google.com.co/search?
Recibo caja menor y caja menor
https://www.google.com.co/search?
Comprobante de egreso y ingreso https://www.google.com.co/search?
Consignación
https://www.google.com.co/search?
Departamento de Cartera
https://www.google.com.co/search?
Amortización
https://www.google.com.co/search?
Definición de Inventario
IMPORTANCIA
ROTACIONES
DELOS PRODUCTOS
https://www.lokad.com/es/definicion-rotacion-del-inventario
http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml
http://actualicese.com/actualidad/etiqueta/inventarios/
http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml
http://actualicese.com/actualidad/etiqueta/inventarios/
VIDEO MAPA CONCEPTUAL INVENTARIOS
